Intervista a Fabio Zecchin, esperto di marketing e comunicazione multimediale per Stand Out e HRD: «Vi racconto i segreti per gestire al meglio una diretta video»
«Episodi divertenti dietro le quinte? Recentemente, durante le dirette video su Facebook del format “Roberto Re & Friends“, facendo la regia ho pensato di presentarmi con uno sfondo diverso da quello di casa mia. Da computer ho modificato l’ambiente circostante inserendo dietro di me un grosso soggiorno luminoso con un enorme divano, camino e pianoforte… Durante le prove di collegamento, sia Red Ronnie che Claudio Cecchetto, vedendo lo sfondo, hanno esclamato: “Eh la miseria!! Ammazza oh, Complimenti, hai una casa veramente fantastica… Ma dove vivi??” Da lì ho capito che poteva essere un valore aggiunto per le dirette e potevo declinare lo sfondo a seconda del personaggio».
Fabio Zecchin all’interno del team di Stand Out è conosciuto come ZEN. Colonna portante dell’agenzia, da anni Fabio si occupa di marketing e comunicazione multimediale, oltre che della regia televisiva di gran parte degli eventi di Roberto Re, nell’ambito dell’HRD Academy. In questo periodo di quarantena, una delle attività più frequenti sono certamente i webinar e le dirette online.
«In effetti – spiega Fabio – gran parte della relazione col pubblico e della comunicazione di marketing si sta svolgendo sul web. In questi anni abbiamo visto crescere molte realtà nate dal nulla che grazie alla Rete sono diventate dei colossi con fatturati molto importanti. Più che mai adesso, dove l’unico modo di restare in contatto con i propri clienti, raggiungerne di potenziali, rafforzare il proprio Brand e “limitare i danni” è quello di organizzare webinar e dirette. E su questo Roberto Re, fondatore e CEO di HRD Training Group, oltre che primo cliente di Stand Out, è attivissimo».
Spieghiamo cos’è un webinar e quali vantaggi porta a chi lo organizza.
«Un webinar in sostanza è un corso online, un seminario, una conferenza, un workshop che viene erogato via web grazie a specifiche piattaforme. Con la potenza di internet puoi arrivare in tutto il mondo: in questi webinar alcuni iscritti erano italiani che vivono in Polonia, Australia e Sud America! In questo modo puoi continuare a dare contenuto, valore, puoi condividere le tue competenze con persone interessate ad approfondire quell’argomento o affermarti come esperto in quel settore. E una volta che le persone ti apprezzano e si fidano di te, si interesseranno ai tuoi servizi e ai tuoi prodotti con maggiore attenzione rispetto alla concorrenza».
Un webinar formativo è diverso da una diretta video o da un webinar pre-registrato? Quali sono gli obiettivi e i passaggi principali per organizzarne uno?
«Ogni tipologia è diversa ed è efficace a seconda dell’obiettivo, che può essere informare, vendere, presentare o fidelizzare. In un webinar classico, solitamente più informativo e di contenuto, si condividono informazioni e strategie e può essere gratuito o a pagamento. Una diretta invece punta più sull’interazione col pubblico tramite commenti. Tra i nostri clienti funziona molto il format dell’intervista, come quelle fatte da Roberto Re con personaggi top nei rispettivi settori: questo – oltre a fornire testimonianze e ispirazioni da eccellenze che hanno avuto successo in settori molto diversi – aiuta anche l’intervistatore a rinforzare la sua autorevolezza e di conseguenza il proprio brand. I webinar pre-registrati sono molto utili se si deve svolgere una presentazione di prodotti o servizi sempre uguale, standard: al posto di ripeterla ogni volta live, si registra solo la prima e si imposta la replica del video in determinati orari. Mentre tu fai altro, il webinar svolge funzioni di marketing al posto tuo».
Ipotizziamo gli step principali per organizzare un webinar.
Possiamo sintetizzare 6 passaggi principali.
1) Scegli con cura l’argomento, il titolo, il format e l’obiettivo: voglio acquisire nuovi contatti? Voglio vendere un mio prodotto o servizio? Voglio condividere delle competenze per affermare il mio brand?
2) Seleziona i relatori e un team o una regia di supporto, magari per moderare i commenti, condividere slide o schermo, far partire dei sondaggi, mettere musica di sottofondo…
3) Pianifica il contenuto, stilando una scaletta degli argomenti che si tratteranno e in che modo.
4) Per rendere più coinvolgente e interattivo il webinar, prepara delle slide esplicative con belle immagini e magari dei video per tenere alta l’attenzione, poiché dato che manca il contatto e l’energia di una sala dal vivo, non è facile mantenere alta l’attenzione del tuo pubblico davanti allo schermo.
5) Rispondi alle domande e ai commenti che ti pongono per togliere ogni dubbio, farli sentire importarti, e tenere alta l’attenzione e l’interazione.
6) La durata varia da un minimo di 30/45 minuti a un’ora e mezza, massimo due. Di più sono per contenuti molto tecnici e specifici di approfondimento.
«Non meno importante è la promozione del webinar! Perché se è preparato benissimo, slide fantastiche, argomenti interessantissimi ma poi non lo frequenta nessuno… capisci che hai un grosso problema!»
Parlando appunto di promozione, su quali canali ci consigli di comunicare il nostro webinar?
«Inizia a farlo sapere al tuo target, con i vari mezzi e strumenti di cui disponi. Prepara una bella landing page dove spieghi per bene i vantaggi e i benefici che avrebbero a partecipare al tuo webinar. Perché dovrebbero iscriversi proprio da te? Che problema gli risolvi? A questo punto fai “girare la pagina”: l’ideale sarebbe avere una mailing list di persone interessate a quello fai e partire da loro, mandandogli delle email scadenzate con il link dell’evento. Condividilo sui social network, Facebook, Instagram, LinkedIn o su forum dedicati. Magari prevedi delle campagne pubblicitarie a pagamento sia sui canali social di prima che su Google, così da arrivare a nuove persone interessate. Se sei in confidenza col tuo pubblico, puoi chiedere a loro gentilmente di aiutarti a condividere l’informazione con persone a cui potrebbe essere utile. Non dimenticarti anche l’offline! Spesso le campagne più riuscite sono una somma di online+offline: ho visto persone, presso le fiere di settore, lasciare dei volantini con il link della pagina a cui prenotare il tuo webinar. Insomma, stimolare la creatività aiuta a portare pubblico!»
Parliamo di strumenti. Quali sono – fra videocamere, microfoni, computer, ecc – i più importanti e come si organizza un set adeguato alla propria professionalità? Come si possono creare degli sfondi personalizzati?
«Banalmente per la buona riuscita di un webinar si deve VEDERE bene, SENTIRE bene. Alla base c’è la qualità degli strumenti (luci, webcam e audio) e della connessione: meglio quindi usare un cavo ethernet invece del wi-fi, che potrebbe generare instabilità e salti di linea. Gli argomenti devono essere presentati in maniera COINVOLGENTE e INTERATTIVA. Anche qui viene bene fissare alcuni step:
1) Come prima cosa direi una buona webcam, almeno risoluzione HD (1280x720px) o Full HD (1920×1080) già integrata nel computer oppure esterna.
2) Scegliere con cura la location, un angolo che ci rappresenti al meglio, gradevole di aspetto ma che non abbia troppe distrazioni, con una buona luminosità e senza riflessi. In aiuto possiamo prendere delle luci economiche su Amazon (ring light) che aiutano a illuminare al meglio il viso. I fotografi sostengono che “fino a che c’è luce c’è speranza”!
3) I microfoni integrati in alcuni casi non sono un granché. Sarebbe meglio un bel microfono esterno magari a condensatore, o piuttosto degli auricolari o air pods in modo tale da eliminare i riverberi ambientali e l’eco che si crea con il ritorno della voce dalle casse. Nei webinar l’audio è quasi più importante del video, non tralasciatelo! Per assurdo potremmo tenere spenta la webcam e comunicare solo le informazioni, ma non il contrario! Saliamo di livello se colleghiamo un mixer e una scheda audio per avere il pieno controllo delle regolazioni sulla voce e sulla musica.
4) Un computer Pc o Mac di adeguata potenza, “che faccia il suo” senza bloccarsi, con almeno il 20% di memoria libera. Per questi eventi è preferibile un Mac, più immediato e semplice. Meglio ancora se collegato a un altro monitor esteso, in cui si possono tenere aperti i file multimediali da condividere, le slide, la musica, i video, oppure le chat dei corsisti.
5) Possiamo giocare con gli sfondi avendo un green screen (il classico fondale verde), che con certi programmi ci permette di inserire l’immagine che preferiamo: dalla libreria, al salone, al Madison Square Garden! Sarebbe preferibile avere un telo verde uniforme o un roll up, ma anche una parete o tovaglia verde può andare. Ultimamente alcuni programmi permettono di inserire direttamente uno sfondo chiamato “virtual background” senza necessità del green screen, anche se lo scontorno chiaramente è quello che è… Ad esempio possiamo impostarlo da Skype (oltre la classica sfumatura) oppure da Zoom (il programma più scaricato e utilizzato in questo periodo).
A proposito di piattaforme, cosa consigli?
«Per i webinar sicuramente consiglio Zoom come prima scelta e Gotowebinar come seconda. Ma ce ne sono tanti altri efficaci. Diciamo che questi sono i più comuni, dai costi abbastanza ridotti per utilizzi normali (con Roberto Re usiamo una capienza di sala da 3.000 persone!) e con molte possibilità: interazione coi partecipanti, condivisione slide e video, possibilità di far “alzare le mani virtualmente”, lavagna online, sondaggi a cui la gente risponde, chat, registrazione del webinar ecc. Per le dirette consiglio Streamyard o Be Live: il primo è un programmino online dal costo ridotto, fantastico, veloce e intuitivo, che si collega ai social e permette dirette fino a 6 persone in contemporanea, con diverse modalità di visualizzazione, con banner fissi o scorrevoli, background personalizzabili e condivisione di commenti in diretta. Alzando il livello si può considerare OBS, un programma gratuito ma molto potente, che permette di gestire la regia di questi eventi programmando diverse scene».
Per la tua esperienza di regista in un ambito dove il focus è la crescita personale, che consigli possiamo dare per prepararsi alla diretta?
«La preparazione è fondamentale. Bisogna arrivare ben preparati per bucare lo schermo e stupire il tuo pubblico, dal punto di vista sia del contenuto che del modo di esporre.
È come nello sport, dove uno dei principi base è quello secondo cui “I trofei si vincono in allenamento, si va in gara solo per ritirarli”.
Devi chiaramente padroneggiare l’argomento, aiutato da supporti visivi (slide e video di approfondimento) per mantenere alta l’attenzione del pubblico. Non fare solo un lungo monologo, ma cerca di interagire col pubblico, fai domande, sondaggi, rispondi alle loro curiosità! È fondamentale esporre BENE l’argomento, con vivo INTERESSE… Vedo gente molto brava a parlare in pubblico che appena si accende la luce rossa della telecamera o della webcam si annebbia totalmente… È vero che sono due tipi di comunicazioni diverse, ma cambia solo la tua percezione… Immagina di parlare ai tuoi amici e condividere con loro quello che sai attraverso la webcam, di “vederli mentalmente” dall’altra parte dell’obiettivo: in questo modo puoi acquisire quella sicurezza e quella tranquillità che ti permetteranno di esprimerti al meglio. Cambia anche il tono della voce e le pause: magari su argomenti più riflessivi affrontali più lentamente per lasciare il tempo di ragionare, con un tono più basso e pause più accentuate… Se vuoi alzare l’energia parla più velocemente, con tono più alto e ricco di sfumature. Altra cosa, non sei una statua! Gesticola, muoviti, nel limite del possibile, e questo ti aiuterà a comunicarti più a 360°. Non dimentichiamo l’abbigliamento, che dev’essere consono al contesto nel quale devi agire e al pubblico a cui ti rivolgi: in un ambito business indosserai una camicia e magari una giacca, mentre se hai di fronte un pubblico sportivo molto meglio presentarsi con una bella felpa, una polo o una t-shirt attinente».
Una guida ricca e completa la tua! Chiudiamo con qualche aneddoto curioso e divertente accaduto dietro le quinte dei webinar di cui hai fatto la regia.
«Guarda, di aneddoti ce ne sono diversi, specialmente nell’ultimo periodo in cui abbiamo intensificato i webinar e coinvolto personaggi top. Oltre agli episodi con Red Ronnie e Claudio Cecchetto, che mi credevano proprietario di una villa da sogno, nell’intervista in diretta con Max Calderan, l’esploratore dei deserti, come sfondo ho inserito dietro di me proprio le dune del Golfo Persico. Questa cosa è piaciuta molto a Roberto Re, che mi ha presentato al pubblico (inizialmente come regia non comparivo nemmeno) e così facendo potevamo contestualizzare l’ospite e farlo sentire a “casa”. Facendo due risate iniziali per strappare un sorriso alle persone collegate… Con l’ospite successivo, che era l’ex calciatore della Nazionale azzurra Demetrio Albertini, ho pensato che insieme allo sfondo dello stadio di San Siro, potevo mettermi la maglietta dell’Italia di Baggio ai mondiali ’94. Anche qui grandi apprezzamenti e un simpatico teatrino. Presi da questo divertimento, ci siamo lasciati andare con Danilo Callegari e Daniele Cassioli».
«Il primo è un esploratore estremo che è stato 3 mesi nell’Antartide (ovviamente mi sono collegato dall’Antartide, indossando giubbotto di pelo tutto infreddolito) mentre con Daniele Cassioli – campione paraolimpico di sci nautico – avevo come sfondo la scia di un motoscafo, in testa una cuffia da piscina e una corda elastica con maniglia per simulare i piegamenti in curva tipici dello sci nautico. Il messaggio finale direi è: professionali e preparati, ma – dove si può – con una buona dose di divertimento!».
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